Perencanaan Logistik: Pengertian, Contoh, dan Info Lengkap Lainnya

Perencanaan logistik merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen rantai pasok yang bertujuan untuk memastikan bahwa aliran barang, informasi, dan sumber daya berjalan secara efisien dari titik awal hingga sampai ke konsumen akhir. Tanpa perencanaan yang baik, proses logistik dapat menjadi tidak efisien, mahal, dan rawan kesalahan. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas fungsi, proses, alur, cara merancang, dan struktur perencanaan logistik secara lengkap, dan contoh perencanaan logistik. Yuk simak informasi lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengatur, mengelola, dan mengendalikan efisiensi aliran barang, jasa, informasi, dan sumber daya lainnya dari titik asal ke titik tujuan akhir. Proses ini mencakup berbagai aktivitas, seperti perencanaan pengadaan, pengelolaan transportasi, penyimpanan, distribusi barang, dan koordinasi antara semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok.

Perencanaan logistik bertujuan untuk memastikan bahwa barang atau layanan sampai ke tujuan akhir dalam kondisi yang baik, tepat waktu, dan dengan biaya seminimal mungkin. Dalam praktiknya, perencanaan logistik melibatkan penggunaan teknologi, sistem manajemen logistik, serta analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan.

Dengan perencanaan yang baik dan tepat, perusahaan dapat meningkatkan kualitas layanan, kepuasan pelanggan, mengoptimalkan biaya, bahkan dapat meningkatkan daya saing mereka di pasar.

Fungsi Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik memiliki berbagai fungsi penting dalam mendukung kelancaran bisnis dan operasional, yaitu:

• Mengoptimalkan Efisiensi

Perencanaan logistik membantu memaksimalkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya seperti waktu, tenaga, dan biaya.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan perencanaan yang matang, pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

• Mengurangi Risiko Operasional

Perencanaan membantu memitigasi potensi risiko, seperti keterlambatan pengiriman atau kehabisan stok.

• Mengelola Inventaris

Memastikan barang yang ada di gudang dikelola dengan baik, termasuk menjaga stok yang seimbang antara permintaan dan suplai.

• Mendukung Keputusan Strategis

Informasi dari perencanaan logistik membantu perusahaan mengambil keputusan strategis yang berbasis data.

Baca juga:

• Apa itu Fasilitas Logistik? Simak Info Lengkapnya!
• Criss Cross Saat Pengiriman Barang? Atasi dengan ini!

Proses Perencanaan Logistik

Proses perencanaan ini melibatkan beberapa tahapan, mulai dari analisis hingga evaluasi. Proses ini menjadi pondasi utama dalam memastikan efisiensi operasional. Berikut ini tahapan proses perencanaan logistik. 

• Analisis Kebutuhan

Pertama, Anda harus menganalisis kebutuhan atau bisa dikatakan pada proses ini Anda harus mengetahui tujuan dari perencanaan logistik Anda. Silakan tentukan kebutuhan logistik berdasarkan permintaan pasar, volume barang, dan kapasitas gudang.

• Penentuan Sumber Daya

Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, seperti alat transportasi, tenaga kerja, dan sistem manajemen logistik. Sumber daya ini harus ditentukan dan direncanakan sejak awal agar kegiatan operasional bisa berjalan dengan optimal.

• Penyusunan Rencana dan Strategi Operasional

Kemudian, Anda harus menyusun rencana dan strategi untuk operasional, seperti penetapan target kinerja logistik, jadwal pengiriman, pemilihan moda transportasi yang sesuai, pemilihan lokasi gudang yang strategis, penentuan sistem persediaan yang optimal, alokasi sumber daya secara detail, serta pengembangan sistem informasi logistik yang canggih. 

• Pengelolaan Risiko

Mengidentifikasi potensi risiko dalam rantai logistik. Dengan mengidentifikasi pengelolaan risiko tersebut, Anda bisa meminimalkan hal buruk yang bisa saja terjadi dan mengetahui bagaimana cara penanggulangannya.

• Monitoring dan Evaluasi

Terakhir, proses dari perencanaan logistik adalah monitoring dan evaluasi secara berkala untuk meningkatkan efisiensi. Dengan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi apa yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan logistik.

Alur Perencanaan Logistik

Alur perencanaan logistik terdiri dari beberapa langkah sistematis, yaitu:

• Pengumpulan Data

Mengumpulkan data terkait inventaris, transportasi, dan kebutuhan pelanggan.

• Perencanaan Operasional

Menyusun rencana pengadaan, pengiriman, dan penyimpanan barang.

• Implementasi

Melaksanakan rencana yang telah disusun, seperti memobilisasi transportasi dan mengelola distribusi.

• Pengendalian dan Pengawasan

Mengontrol proses logistik untuk memastikan rencana berjalan sesuai target.

• Evaluasi dan Perbaikan

Mengevaluasi hasil implementasi dan memperbaiki kekurangan untuk rencana selanjutnya.

Baca juga:

• Admin Inventory: Pengertian, Tugas, & Kisaran Gaji
• Macam-macam Biaya Logistik di Indonesia

Cara Merancang Perencanaan Logistik

Merancang perencanaan logistik memerlukan pendekatan strategis dengan langkah-langkah tepat untuk memastikan efektivitas dalam aliran barang dan informasi. Berikut panduan umum yang bisa Anda lakukan untuk membuat perencanaan bisnis Anda.

• Pemahaman Rantai Pasokan

Silakan pahami rantai pasokan dengan cara mengidentifikasi kebutuhan logistik mulai dari pemasok hingga pelanggan akhir. Anda harus memahami kapasitas transportasi, kecepatan pengiriman, tren pasar untuk strategi logistik, dan kebutuhan pelanggan.

• Analisis Persediaan 

Selanjutnya, analisis persediaan dengan menentukan kebutuhan persediaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan. Anda bisa menggunakan metode analisis persediaan seperti metode EOQ (Economic Order Quantity).

• Pilih Sistem Informasi Logistik

Lalu, gunakanlah teknologi dan sistem yang canggih untuk memantau, mengelola, dan memproses data logistik. Dengan menggunakan teknologi dan sistem yang canggih, tentunya dapat memudahkan segala aktivitas logistik.

• Optimalkan Rute dan Transportasi

Lakukan pengoptimalan rute dan moda transportasi menjadi metode perencanaan logistik yang efisien dan ekonomis. Lakukan kerja sama dengan penyedia transportasi atau pihak ketiga agak proses distribusi lebih optimal.

• Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah sistem yang mengacu pada proses penyimpanan, pemesanan, dan penjualan barang dan jasa. Anda bisa menerapkan praktik terbaik dalam manajemen persediaan, seperti just-in-time (JIT) atau vendor-managed inventory (VMI).

• Koordinasi dengan Jaringan Pemasok dan Mitra Bisnis

Melakukan koordinasi dengan jaringan pemasok dan mitra bisnis untuk meningkatkan kerja sama dan komunikasi. Koordinasi dengan berbagai pihak ini berguna untuk memastikan produk dapat sampai ke konsumen tepat waktu.

• Analisis Kinerja dan Kontinuitas

Silakan lakukan analisis kerja secara kesinambungan untuk mengidentifikasi area perbaikan dan mengetahui tingkat kemampuan pencapaian hasil kerja. Pastikan juga untuk mengembangkan rencana kontinuitas bisnis untuk mengatasi potensi gangguan yang mungkin terjadi dalam rantai pasokan. 

• Pelatihan dan Pengembangan

Kemudian, dalam perencanaan logistik ini Anda bisa memberikan pelatihan ke tim logistik untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan yang mendalam tentang proses dan sistem yang digunakan. Pastikan juga untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan praktik logistik untuk meningkatkan kemampuan tim.

• Komitmen pada Keberlanjutan

Pastikan untuk menjaga komitmen dan faktor keberlanjutan, seperti penggunaan transportasi ramah lingkungan dan pengurangan limbah. Semakin sedikit limbah yang dihasilkan, tentu akan semakin menguntungkan untuk kemajuan bisnis Anda.

• Evaluasi dan Penyesuaian

Jangan lupa untuk mengevaluasi secara berkala perencanaan yang Anda buat dan sesuaikan dengan perubahan dalam bisnis atau pasar. Dengan melakukan penyesuaian, perusahaan dapat merancang perencanaan logistik yang efisien dan adaptif.

Struktur Perencanaan Logistik

Struktur perencanaan logistik dibagi menjadi beberapa bagian penting, yaitu:

1. Analisis Rantai Pasokan

• Menguraikan seluruh alur rantai pasokan, mulai dari pemasok bahan baku hingga pelanggan akhir.
• Mengidentifikasi masalah seperti kemacetan (bottleneck) dan pemborosan (waste) dalam proses.
• Mengevaluasi faktor eksternal yang berpotensi memengaruhi rantai pasokan, termasuk kondisi ekonomi, regulasi, serta perkembangan teknologi.

2. Perencanaan Permintaan

• Membuat prediksi kebutuhan pelanggan secara rinci untuk berbagai produk dan wilayah.
• Mempertimbangkan aspek yang memengaruhi permintaan, seperti tren pasar, siklus musiman, dan kampanye promosi.
• Mengelola persediaan secara optimal untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

3. Manajemen Persediaan

• Mengembangkan strategi pengelolaan stok untuk jenis produk, seperti sistem FIFO (First In First Out) atau LIFO (Last In First Out).
• Menentukan lokasi gudang yang strategis untuk mengurangi biaya penyimpanan dan transportasi.
• Menerapkan teknologi manajemen inventaris guna melacak pergerakan barang dan mengoptimalkan tingkat stok.

4. Perencanaan Transportasi

• Memilih moda transportasi yang paling hemat biaya dan efisien untuk pengiriman barang.
• Memilih rute pengiriman yang optimal untuk meminimalkan waktu dan mengurangi biaya.
• Menjadwalkan pengiriman secara efektif untuk mencegah keterlambatan atau gangguan operasional.

5. Manajemen Gudang

• Merancang tata letak gudang untuk memastikan penyimpanan dan pengambilan barang dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
• Memanfaatkan teknologi seperti sistem manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) untuk otomatisasi proses dan meningkatkan akurasi kerja.
• Memastikan barang disimpan dalam kondisi aman dan sesuai standar penyimpanan yang berlaku.

6. Sistem Informasi Logistik

• Mengintegrasikan berbagai data melalui sistem informasi logistik (Logistics Information System/LIS) untuk meningkatkan efisiensi proses.
• Menggunakan teknologi seperti barcode, RFID, atau IoT (Internet of Things) untuk memantau dan mengontrol rantai pasokan secara real-time.
• Menganalisis data logistik untuk menemukan peluang peningkatan dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

7. Hubungan dengan Pemasok dan Mitra Bisnis

• Membangun hubungan yang kokoh dengan pemasok, distributor, dan mitra lainnya untuk mendukung kelancaran rantai pasokan.
• Berkolaborasi dengan mitra bisnis untuk mencapai efisiensi yang lebih baik di seluruh proses logistik.
• Menggunakan pendekatan kolaboratif seperti Vendor Managed Inventory (VMI) dan Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment (CPFR) untuk meningkatkan kinerja.

8. Analisis Kinerja Logistik

• Memantau dan mengevaluasi performa logistik secara berkala menggunakan Key Performance Indicators (KPI) yang relevan.
• Mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan serta menyusun strategi tindakan untuk meningkatkan efisiensi.
• Mengadopsi inovasi terkini dan menerapkan praktik terbaik untuk menciptakan keunggulan kompetitif dalam logistik.

Baca juga:

• Industri Logistik Pengiriman Barang Melalui Laut
• Layanan Logistik: Arti, Jenis, & Tips Memilihnya

Contoh Perencanaan Logistik

Berikut adalah contoh perencanaan logistik untuk contoh kasus bisnis barang elektronik.

1. Identifikasi Kebutuhan Logistik

Langkah pertama dalam merancang perencanaan logistik adalah memahami kebutuhan logistik untuk bisnis barang elektronik, seperti:

• Kebutuhan:
• Pengadaan barang elektronik dari pemasok, baik dalam negeri maupun luar negeri.
• Penyimpanan barang elektronik di gudang dengan fasilitas penyimpanan yang aman.
• Distribusi barang ke pelanggan atau mitra bisnis dengan waktu pengiriman yang tepat.
• Produk yang Dikelola: menentukan produk yang akan dijual, apakah laptop, smartphone, televisi, dan aksesoris elektronik seperti charger, earphone, dan kabel data.
• Target Pasar: menentukan target pasar, apakah penjualan ke toko retail elektronik, e-commerce, atau pelanggan langsung di seluruh wilayah Indonesia.

2. Penentuan Tujuan Logistik

Tujuan logistik dirancang untuk mendukung keberhasilan operasional bisnis.

• Efisiensi Operasional: memastikan semua proses logistik berjalan dengan biaya yang efisien tanpa mengorbankan kualitas.
• Kecepatan Pengiriman: mengurangi waktu pengiriman barang ke pelanggan.
• Keamanan Produk: menjaga barang elektronik tetap dalam kondisi baik selama proses pengiriman dan penyimpanan.
• Kepuasan Pelanggan: memberikan layanan logistik yang cepat, aman, dan tepat waktu.

3. Desain Rantai Pasokan

Membangun alur logistik dari pemasok hingga pelanggan akhir. Perencanaan logistik pada tahap ini harus ditentukan dengan tepat, seperti:

• Sumber Barang: menentukan sumber barang elektronik, apakah diimpor dari pemasok internasional di China, Korea Selatan, atau Jepang.
• Gudang: menentukan gudang penyimpanan, misal:
• Gudang utama di Jakarta untuk penyimpanan dan distribusi.
• Gudang tambahan di Surabaya dan Makassar untuk mendukung distribusi ke wilayah Timur Indonesia.
• Distribusi: pemilihan jasa ekspedisi untuk mendistribusikan produk, seperti:
• Menggunakan jasa ekspedisi untuk pengiriman barang besar ke toko retail.
• Untuk penjualan e-commerce, barang dikirim langsung ke pelanggan menggunakan jasa kurir.

4. Penentuan Alur Perencanaan

Perencanaan logistik selanjutnya adalah alur logistic. Untuk bisnis barang elektronik, berikut contoh perencanaannya.

• Pengadaan Barang: barang elektronik dipesan dari pemasok sesuai permintaan pasar.
• Pengiriman ke Gudang: pengiriman menyesuaikan tujuan, misal barang tiba di Pelabuhan Jakarta, dan diangkut ke gudang utama menggunakan truk kontainer
• Penyimpanan di Gudang: barang disimpan di gudang dengan suhu terkendali untuk mencegah kerusakan.
• Distribusi: menentukan gudang penyimpanan, misal:
• Pengiriman ke toko-toko retail menggunakan truk box. 
• Pengiriman langsung ke pelanggan (e-commerce) menggunakan kurir.

5. Penggunaan Teknologi

Teknologi digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses logistik:

• Sistem Informasi Logistik: misal menggunakan software ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengintegrasikan manajemen inventaris, gudang, dan distribusi.
• Pelacakan Barang: menggunakan RFID dan barcode untuk memantau pergerakan barang dalam gudang dan saat pengiriman.
• Automasi Gudang: menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) untuk memaksimalkan efisiensi tata letak gudang dan mempercepat proses pengambilan barang.

6. Penyusunan Prosedur Operasional

Prosedur standar diterapkan untuk memastikan semua proses logistik berjalan lancar.

• Penerimaan Barang: Barang diperiksa kualitas dan kuantitasnya saat tiba di gudang.
• Penyimpanan Barang: Barang disimpan berdasarkan kategori dan tingkat sensitivitasnya terhadap suhu dan kelembapan.
• Pengambilan Barang: Barang diambil dari gudang sesuai pesanan pelanggan atau kebutuhan distribusi ke toko.
• Pengemasan: Barang dikemas dengan material pelindung untuk mencegah kerusakan selama pengiriman.
• Pengiriman: Barang dikirim ke pelanggan menggunakan rute dan moda transportasi yang paling efisien.

7. Evaluasi dan Monitoring

Perencanaan logistik dievaluasi secara berkala untuk menemukan area yang perlu ditingkatkan.

• Key Performance Indicators (KPI): mencakup persentase barang rusak saat pengiriman, waktu rata-rata pengiriman barang, ketepatan pengiriman barang sesuai jadwal.
• Pemantauan Proses: data logistik dipantau secara real-time menggunakan sistem pelacakan berbasis cloud.
• Strategi Perbaikan: misal menambah armada pengiriman untuk mengatasi lonjakan permintaan selama musim liburan dan mengoptimalkan tata letak gudang untuk mempercepat pengambilan barang.

Demikian informasi mengenai perencanaan logistic yang menjadi elemen krusial dalam mendukung kelancaran rantai pasok. Dengan memahami struktur perencanaan logistik memungkinkan pelaku usaha untuk menjalankan operasional yang lebih terorganisir, hemat biaya, efektif, dan responsif terhadap kebutuhan pasar.

Siti L. Latifah

SEO Content Writer

Siti L. Latifah, mengawali karir kepenulisannya pada 2019, dan telah menjadi kontributor berpengalaman di berbagai media. Sejak 2022 fokus dalam industri kargo dan logistik. Dengan latar belakang sastra dan wawasan mendalam tentang logistik, tulisannya dapat dijadikan sumber terpercaya untuk informasi terkini di dunia kargo dan logistik Indonesia. Mari terhubung!