Dokumen Pengiriman Barang: Simak Daftar Lengkap dan Fungsinya

Saat melakukan pengiriman barang, dokumen pengiriman menjadi komponen yang cukup penting dalam industri logistik. Dokumen pengiriman ini merupakan kebutuhan wajib dalam pengiriman barang, baik untuk pengiriman lokal atau internasional. Proses pengiriman bisa lebih mudah dan efisien dengan adanya dokumen ini.

Perlu Anda ketahui, dokumen ini terdiri dari beberapa jenis yang penggunaannya berbeda-beda, tergantung dari jenis jalur pengirimannya, karena biasanya dokumen pengiriman barang melalui darat, laut, udara memiliki jenis dokumen yang berbeda.

Lalu, apa saja jenis dokumen yang harus dipersiapkan saat melakukan pengiriman barang? Untuk mengetahui informasih lebih lengkap, Anda bisa simak artikel di bawah ini.

Pengertian Dokumen Pengiriman Barang

Dokumen pengiriman barang adalah dokumen penting yang memuat informasi mengenai barang yang akan dikirim. Digunakan untuk pengurusan ke pihak tertentu, seperti ke pengirim, penerima, jasa ekspedisi, pihak pelabuhan, dan lain sebagainya. Biasanya, dokumen ini berbentuk cetak atau soft file.

Dokumen pengiriman menjadi komponen yang cukup penting karena dengan adanya dokumen ini, pengiriman barang bisa menjadi lebih cepat dan efisien karena dokumen ini dijadikan sebagai dokumen laporan yang menjadi bukti pengiriman barang. Contoh dokumen pengiriman barang adalah Release Order, Shipping Instruction, Surat Jalan, dan lain sebagainya. Nah, berikut informasi lebih lanjut mengenai macam-macam dokumen dalam pengiriman barang.

Baca juga:

• Shipper: Pengertian, Peranan, dan Cara Kerja
• Perbedaan Inbound dan Outbound dalam Logistik

Macam-macam Dokumen Pengiriman Barang

Dokumen pengiriman terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari jalur pengiriman yang dipilih. Berikut jenis-jenisnya.

1. Dokumen Release Order (RO)

Jenis dokumen pengiriman barang yang pertama adalah Release Order atau yang biasa disingkat dengan RO. Release Order adalah dokumen yang berisi perintah pelepasan asset container ke pembeli atau penerima barang. Bentuk dokumen ini seperti lampiran surat permohonan izin penjemputan container oleh pihak tertentu. Biasanya, dalam Release Order berisi:

• RO Number: nomor resi RO adalah nomor unik yang digunakan dalam pelacakan pengiriman.
• Barcode: kode yang berbentuk pola garis-garis horizontal yang dapat dibaca oleh mesin untuk mengidentifikasi informasi tertentu. Barcode ini akan discan di depo untuk proses pemilihan container. 
• Depo:  tempat penyimpanan kontainer kosong. Di dalam RO terdapat informasi tentang lokasi depo.
• Layanan: memuat informasi mengenai asal dan tujuan container. Informasi tersebut dapat membantu dalam mengkoordinasikan pengiriman.
• Kapal/Pelayaran: mencakup informasi mengenai kapal yang mengantarkan barang, dari kota asal menuju kota tujuan pengiriman barang.

2. Shipping Intruction (SI)

Dokumen pengiriman selanjutnya adalah Shipping Intruction atau disingkat menjadi SI. Shipping Intruction adalah dokumen yang berisi perjanjian antara pihak pertama (pengirim) dengan pihak kedua (perusahaan jasa ekspedisi). Dokumen ini akan diberikan dari pihak pertama ke pihak kedua agar dapat melakukan pengangkutan muatan barang di pelabuhan.

Dokumen ini berisi informasi mengenai rincian pengiriman, seperti nomor container, jumlah paket yang dikirim, nomor pengiriman, dan lain-lain. Informasi yang ada di SI ini menjadi instruksi dalam membuat Bill of Lading atau Sea Waybill sebagai dokumen transportasi yang legal dalam pengiriman.

Berikut ini informasi-informasi yang ada di Shipping Intruction.

• Nama & alamat pengirim
• Nama & alamat penerima
• Nomor pengiriman
• Nomor container
• Nama pelabuhan barang dimuat
• Nama pelabuhan tujuan
• Jumlah total barang
• Berat dan volume barang
• Jenis paket yang dikirimkan
• Commercial Invoice
• Deskripsi kargo (nama dan jenis barang)
• Detail wajib lainnya sesuai dengan peraturan bea cukai setempat (terkait dengan negara ekspor dan impor).

Baca juga:

• CFS Adalah: Kenali Fungsi, Manfaat, dan Prosesnya
• Aplikasi Kirim Barang dengan Fitur Terlengkap

3. Bill of Lading

Dokumen pengiriman berikutnya adalah Bill of Lading atau biasa disebut B/L. Bill of Lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut kepada penerima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima untuk dikirim. Dokumen ini memiliki peran penting dalam proses pengiriman barang, terutama dalam transportasi laut. 

Bill of Lading digunakan sebagai bukti konfirmasi terima barang, dokumen kepemilikian pengambilan barang di pelabuhan, dan kontrak perjanjian barang yang dikirim. Maka dari itu, dokumen ini adalah dokumen penting dalam pengiriman barang via laut.

Dokumen pengiriman ini hanya bisa ditandatangani oleh perwakilan resmi pengangkut setelah barang diterima, agar pengiriman dapat dilakukan. Isi dari Bill of Lading cukup lengkap dan detail. Berikut isi dari Bill of Lading:

• Nama pengirim (Shipper) dan alamat pengirim
• Nama penerima (Consignee) dan alamat penerima
• Nama kapal serta nomor kapal yang digunakan
• Data muatan (Jenis dan Packinglist Barang, HS Code, Jumlah Packing, Jenis Packing, Berat Kotor dan Volume)
• Pelabuhan muatan/pelabuhan asal (Port of Loading)
• Pelabuhan bongkar/pelabuhan tujuan (Port of Discharge)
• Rincian freight (Freight prepaid atau Freight collect)
• Metode pembayaran
• Nomor BL dan Tanggal Issued BL Serta Tanggal On Board
• Jenis Pengiriman: Full Container (CY-CY) atau LCL (CFS/CFS)
• Jenis BL (Original, Telex/Surrendered, Seaway Bill/Express BL)

Bill of Lading sendiri terdiri dari beberapa jenis, yaitu:

• House BOL: surat BOL yang dikeluarkan oleh forwarding (jasa ekspedisi).
• Through BOL: surat dari POL (Port of Loading) sampai ke POD (Port of Discharge) yang dikeluarkan oleh pihak pelayaran.
• Combined Transport BOL: BOL meliputi pengangkutan barang dengan menggunakan lebih dari satu jenis alat transportasi.

4. Air Way Bill

AWB yang merupakan singkatan dari Air Way Bill adalah dokumen kontrak pengangkutan yang digunakan dalam pengiriman barang melalui jalur udara. AWB juga dikenal dengan SMU (Surat Muatan Udara) ini adalah dokumen penting yang dijadikan sebagai bukti pengiriman yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan sebagai perantara antara pengirim dan penerima barang.

Berikut rincian yang tertera di dalam dokumen pengiriman Air Way Bill.

• Nomor AWB: nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi atau melacak pengiriman.
• Tanggal dan tempat surat: keterangan tanggal dan tempat di mana AWB dibuat.
• Tempat pemberangkatan dan tempat tujuan: lokasi pengiriman dan lokasi penerima.
• Nama dan alamat dari pengangkut barang yang pertama, seperti kurir yang bertanggung jawab.
• Detail pengirim barang: nama, alamat, dan kontak pengirim barang.
• Detail penerima barang: nama, alamat, dan kontak penerima barang.
• Jumlah barang yang dikirim: kuantiti atau jumlah koli barang yang dikirim.
• Jenis barang atau isi muatan: misalnya barang pecah belah, makanan, pakaian, dll.
• Teknik packing barang: misalnya bubble wrap, packing kayu, kardus, dll.
• Detail berat dan ukuran barang: berat, volume, dan jumlah.
• Informasi tambahan terkait berat kotor yang mungkin akan dikenakan biaya tambahan.
• Total biaya atau tarif pengiriman.
• Klaim yang menyatakan bahwa pihak cargo akan tunduk terhadap ketentuan dan aturan undang-undang yang berlaku.

5. Packing List

Packing list adalah dokumen yang berisi mengenai informasi barang yang akan dikirim. Dokumen ini berisi informasi yang cukup detail, seperti berat, volume, jumlah, dan lain sebagainya. Packing list dapat membantu mengidentifikasi barang yang bisa dideteksi alarm saat pemeriksaan oleh pihak bea cukai. Jadi, pihak bea cukai tidak perlu membuka barang kiriman lagi karena sudah dimuat di packing list. Packing list akan sangat membantu dalam menghemat waktu dan mengurangi risiko kerusakan barang dengan menghindari potensi membuka setiap kotak kiriman.

Baca juga:

• Mengenal Surat Jalan Pengiriman Barang Lebih Detail
• Daftar Perusahaan Ekspedisi Pengiriman di Indonesia

6. Equipment Interchange Receipt (EIR)

Berikutnya, jenis dokumen pengiriman adalah Equipment Interchange Receipt atau yang disingkat menjadi EIR. Dokumen ini dikeluarkan ketika memuat dan mengosongkan container. Dokumen ini dikeluarkan oleh depo pelayaran dan diberikan ke pihak jasa trucking. Dokumen ini terbagi menjadi dua, yaitu EIR pelabuhan asal dan EIR pelabuhan tujuan. Apa saja isi dari EIR? Berikut isi dari EIR.

• Nomor peti kemas pada container
• Kode kapal dan pelayaran
• Posisi susun
• Posisi penyimpanan barang

7. Surat Jalan

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang dibuat oleh jasa ekspedisi dan diberikan ke perusahaan jasa trucking sebelum container melakukan perjalanan pengiriman barang. Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti bahwa container telah mendapatkan izin berangkat dan bisa melakukan proses loading barang ke kapal laut. Berikut rincian mengenai isi dari surat jalan.

• Jenis barang
• Jumlah barang
• Tanda tangan pengirim/sopir/petugas gudang

8. Delivery Order

Dokumen pengiriman selanjutnya adalah Delivery Order. Dokumen ini berisi surat perintah berupa penyerahan barang yang dibuat antara pengirim dan penerima yang berikan kepada gudang perusahaan. Fungsi Delivery Order adalah sebagai dokumen resmi atas pembelian barang dari pihak pengirim ke pihak penerima dan sebagai tanda bukti bahwa penerima telah menerima barang yang dibuktikan melalui tanda tangan yang tercantum pada dokumen Delivery Order.

Apabila pengiriman barang telah selesai, biasanya beberapa dokumen dikirim kembali ke pengirim sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah selesai dan diterima oleh penerima. Dokumen yang dikirim kembali ke pengirim adalah SI, RO, Bill of Lading, Surat Jalan, dan EIR.

Demikian informasi mengenai macam-macama dokumen pengiriman. Dokumen ini menjadi komponen yang penting untuk setiap pengiriman barang, baik untuk pengiriman via darat, laut, atau udara. Pastikan setiap Anda melakukan pengiriman barang melalui jasa ekspedisi, Anda mendapat dokumen pengiriman sebagai bukti pengiriman Anda dilakukan sesuai prosedur. Semoga artikel ini bermanfaat!

Siti L. Latifah

SEO Content Writer

Siti L. Latifah, mengawali karir kepenulisannya pada 2019, dan telah menjadi kontributor berpengalaman di berbagai media. Sejak 2022 fokus dalam industri kargo dan logistik. Dengan latar belakang sastra dan wawasan mendalam tentang logistik, tulisannya dapat dijadikan sumber terpercaya untuk informasi terkini di dunia kargo dan logistik Indonesia. Mari terhubung!