POD Adalah (Proof of Delivery): Arti, Fungsi, dan Isi

Istilah POD sering digunakan dalam pengiriman barang yang dilakukan oleh pebisnis online. Apa sih singkatan dari POD? POD adalah singkatan dari Proof of Delivery. Bentuk dari POD sendiri adalah berupa dokumen, catatan, atau bukti yang menunjukkan bahwa barang yang dikirim sudah diterima oleh penerima. 

Selain itu, POD juga menjadi bukti bahwa transaksi sudah selesai dilakukan. Namun, juga terdapat fungsi lain dari POD itu sendiri yang akan kami bahas lebih detail pada artikel ini. Kami juga akan membahas mengenai pengertian dan juga isi dari POD. Yuk simak penjelasannya hingga akhir!

Pengertian POD

Proof of Delivery atau POD adalah dokumen yang digunakan sebagai tanda terima pengiriman. POD ini menjadi bukti bahwa barang telah sukses dan tiba di lokasi tujuan, serta diterima oleh pihak penerima yang sah.

POD menjadi dokumen penting dalam proses pengiriman barang karena menjadi bukti bahwa barang telah diterima oleh penerima yang sah. Selain itu, POD ini memberikan keuntungan kepada pengirim atau penerima, seperti penyelesaian klaim, pembayaran, dan sebagai acuan mengenai pertanyaan terkait pengiriman barang.

Nah, umumnya bentuk POD ini dibagi menjadi dua macam dan penggunaannya disesuaikan oleh kebutuhan tiap jasa pengiriman. Berikut beberapa jenis POD.

1. Dokumen Fisik

Dokumen POD fisik adalah dokumen hard copy atau tertulis yang nantinya penerima barang harus menandatangani dokumen tersebut sebagai tanda terima.

2. E-POD atau (Electronic Proof of Delivery)

E-POD adalah POD elektronik yang mana penerima harus menandatangani secara digital pada perangkatnya. Biasanya e-POD ini terintegrasi dengan sistem logistik untuk memberikan update secara real time.

Baca juga:

• Rekomendasi Ekspedisi Cargo Termurah
• Mengenal Apa Saja Fasilitas Logistik Indonesia

Fungsi POD dalam Pengiriman Barang

POD adalah dokumen yang memainkan peran penting untuk memastikan proses pengiriman berjalan dengan lancar. POD ini memiliki beberapa fungsi, yaitu:

1. Sebagai Bukti Penerimaan

POD menjadi dokumen resmi bahwa barag telah diterima oleh penerima yang sah. Dokumen ini menjadi bukti bahwa pengirim telah mengirimkan barang.

2. Sebagai Verifikasi Pengiriman

POD berfungsi sebagai dokumen verifikasi penerima yang membuktikan bahwa barang telah sampai di tujuan. POD juga digunakan untuk pengecekan kembali apabila ada masalah atau ketidaksesuaian barang yang diterima.

3. Sebagai Bukti Penyelesaian Masalah

Apabila terjadi perselisihan, POD dapat digunakan sebagai bukti untuk menyelesaikan masalah, seperti kerusakan atau kehilangan barang. Jika terjadi masalah seperti penerima yang mengklaim barang tidak sampai, POD bisa menjadi dokumen yang menunjukkan bahwa pengiriman telah sukses dilakukan.

4. Informasi Pengiriman

Fungsi lain POD adalah sebagai informasi penting tentang waktu pengiriman dan penerimaan barang. POD sebagai dokumen identifikasi waktu pengiriman dan memastikan barang telah sampai sesuai dengan estimasi waktu pengiriman.

5. Sebagai Riwayat Pengiriman

POD berfungsi sebagai riwayat pengiriman yang nantinya berguna untuk audit atau analisis. Selain itu juga berfungsi untuk melacak kinerja layanan dan mengevaluasi proses yang tidak efektif.

Baca juga:

• Yuk, Kenali Macam-macam Biaya Logistik
• Administrasi Ekspedisi: Arti, Fungsi, & Info Lainnya

Apa Saja Isi POD?

POD adalah dokumen yang pada umumnya berisi mengenai informasi mengenai pengirim, penerima, dan detail barang. Berikut detail isi POD pada umumnya.

1. Nomor Surat: berisi nomor surat pengiriman yang dikeluarkan oleh pihak pengirim atau perusahaan.
2. Nama Pengirim: berisi nama pengirim atau nama perusahaan yang mengirimkan barang.
3. Nama Penerima: berisi nama penerima yang menerima barang.
4. Alamat Pengirim dan Nomor Telepon: berisi nomor telepon beserta alamat lengkap pengirim atau perusahaan yang mengirimkan barang.
5. Alamat Penerima dan Nomor Telepon: berisi nomor telepon beserta alamat lengkap penerima yang menerima barang.
6. Tanggal Pengiriman: berisi keterangan tanggal ketika barang dikirim.
7. Detail Barang yang Dikirim: berisi mengenai detail barang yang dikirim (nama barang, kuantiti atau jumlah barang yang dikirim, berat barang, harga barang, atau keterangan lainnya).
8. Tanda Tangan Pengirim, Penerima, dan Lainnya: berisi tanda tangan pengirim, penerima, dan lainnya seperti vendor sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim dan diterima oleh orang yang bersangkutan.
9. Stempel Perusahaan Pengirim, Penerima, dan Lainnya: berisi stempel pengirim, penerima, dan lainnya seperti vendor.
10. Note: berisi keterangan tambahan untuk penerima mengenai kondisi barang, kondisi barang, masalah pada kemasan, atau keterangan lainnya sebagai informasi ke penerima.

Itulah detail isi dari POD yang pada umumnya tercantum di dokumen POD. Namun, biasanya isi tiap pengirim atau perusahaan berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan. 

Cara Kerja POD 

Bagi Anda yang baru mengenal POD mungkin masih belum memahami bagaimana POD ini bekerja. Pada umunya, POD adalah dokumen yang memiliki cara kerja yang kurang lebih sama. Nah, berikut urutan mengenai cara kerja POD yang biasanya digunakan.

1. Pengiriman 

Kurir akan mengantarkan barang dari pusat distribusi ke lokasi penerima sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

2. Penerimaan

Ketika barang tiba, penerima akan memeriksa kondisi barang dan kurir akan meminta penerima untuk menandatangani dokumen POD sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik. Pada langkah ini, biasanya kurir juga mengambil bukti lain seperti foto sebagai dokumentasi pengiriman.

3. Pengembalian POD

Dokumen fisik POD akan dikembalikan ke pengirim sebagai bukti bahwa pengiriman telah selesai dilakukan. Jika menggunakan e-POD, tanda tangan digital akan dikirim ke sistem perusahaan untuk update atau proses selanjutnya.

4. Verifikasi

Selanjutnya, dokumen POD diverifikasi dan disimpan di dalam sistem untuk kebutuhan selanjutnya, seperti klaim atau audit pengiriman.

Demikian informasi mengenai POD atau Proof of Delivery. Jadi, POD adalah dokumen yang penting dalam pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang telah diterima oleh penerima yang sah. 

Baik dokumen POD fisik atau e-POD, keduanya memiliki fungsi yang sama, yaitu dapat sebagai bukti pengiriman, sebagai verifikasi pengiriman, sebagai bukti penyelesaian masalah, sebagai informasi pengiriman, dan sebagai riwayat pengiriman.

Siti L. Latifah

SEO Content Writer

Siti L. Latifah, mengawali karir kepenulisannya pada 2019, dan telah menjadi kontributor berpengalaman di berbagai media. Sejak 2022 fokus dalam industri kargo dan logistik. Dengan latar belakang sastra dan wawasan mendalam tentang logistik, tulisannya dapat dijadikan sumber terpercaya untuk informasi terkini di dunia kargo dan logistik Indonesia. Mari terhubung!