- Tarif Pengiriman Darat
- Tarif Pengiriman Laut
Dalam industri pengiriman barang, administrasi ekspedisi memiliki peran yang cukup penting, karena ia berperan dalam mengawasi berjalannya layanan, mulai dari penerimaan pesanan hingga barang tiba di alamat tujuan.
Maka dari itu, posisi admin ekspedisi ini tidak boleh terlewatkan dalam sebuah perusahaan ekspedisi. Nah, pada artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai admin ekspedisi, mulai dari pengertian, fungsi, dan tahapannya. Yuk simak lebih lanjut di bawah ini untuk informasi lengkapnya.
Administrasi ekspedisi atau yang juga dikenal dengan sebutan admin ekspedisi ini adalah seseorang yang berperan mengelola dan mengawasi segala proses pengiriman barang dalam perusahaan ekspedisi. Ia harus berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait, seperti pelanggan, pemasok, dan penyedia jasa transportasi. Selain itu, ia juga harus memastikan barang yang dikirim tepat waktu dan sesuai prosedur.
Meskipun seorang admin eskpedisi lebih banyak melakukan pekerjaannya di depan layar monitor sambil melayani konsumen, tapi pekerjaan ini tidak bisa diremehkan begitu saja. Karena ia harus memiliki beberapa keterampilan untuk memudahkan proses kerjanya, seperti kemampuan organisasi, problem solving, menguasai teknologi, dan lain sebagainya.
Baca juga:
Tentu, posisi admin ekspedisi ini memiliki fungsi yang cukup berpengaruh terhadap proses pengiriman barang. Berikut fungsi dari admin ekspedisi.
Admin ekspedisi menjadi penghubung anntara beberapa pihak yang terkait dengan proses pengiriman, seperti pelanggan, pemasok, gudang, termasuk driver. Dengan menjadi penghubung antarpihak ini, admin ekspedisi sangat berfungsi untuk menjaga kelancaran komunikasi dan memastikan semua pihak bekerja sesuai dengan rencana.
Kemudian, admin ekspedisi bertanggung jawab untuk memastikan seluruh proses pengiriman, mulai dari pemesanan hingga pengantaran barang ke pelanggan berjalan dengan lancar. Selain itu, ia juga harus mengawasi setiap tahap agar lebih efisien untuk mengurangi potensi kesalahan.
Jika Anda ingin lebih mengenal admin ekspedisi, maka Anda juga harus mengetahui apa saja tugas dari admin ekspedisi. Berikut beberapa tugas admin ekspedisi yang umum dilakukan.
Tugas pertama yang harus dilakukan oleh admin ekspedisi adalah mengelola pesanan, yaitu menerima dan memroses pesanan pengiriman dari customer. Selain itu, ia juga harus memeriksa kelengkapan informasi pesanan, seperti nama pengirim dan penerima, alamat pengirim dan penerima, jenis dan berat barang, dan lain sebagainya.
Selanjutnya, admin ekspedisi bertugas menjadwalkan waktu pengiriman. Penjadwalan ini dilihat berdasarkan kapasitas armada, prioritas pengiriman, dan lokasi tujuan. Dengan membuat penjadwalan yang efisien, tentu waktu dan biaya operasional bisa oleh optimal.
Admin ekspedisi juga bertugas mengelola inventaris, yaitu mengelola stok barang yang akan dikirim. Ia harus memastikan bahwa barang yang akan dikirim tersedia, sehingga barang tersebut bisa dikirim tepat waktu.
Lalu, administrasi ekspedisi bertugas mengelola dokumen, seperti nota, surat jalan pengiriman, dan dokumen lainnya. Ia harus memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersebut sudah sesuai dengan standar dan mematuhi regulasi yang berlaku.
Admin ekspedisi bertugas untuk memantau pengiriman barang, mulai dari dikirim hingga tiba di tujuan. Ia juga harus menyelesaikan masalah yang terjadi seperti keterlambatan atau kerusakan barang.
Admin ekspedisi harus memiliki kemampuan mengoperasikan software logistik sekaligus monitoring barang. Biasanya, software yang digunakan adalah ERP atau lainnya yang berkaitan dengan administrasi. Software ini bertujuan untuk mempermudah admin untuk melakukan pekerjaannya jadi lebih cepat dan efisien.
Terakhir, administrasi ekspedisi bertugas untuk membuat laporan administrasi yang berisi data inventory dan lainnya yang harus dimasukkan ke program. Maka dari itu, seorang admin ekspedisi harus memiliki ketelitian dan analisa data perhitungan yang baik agar tidak terjadi kesalahan input data.
Berikut ini beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang admin ekspedisi.
Admin ekspedisi harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena ia memiliki tugas berkoordinasi dengan tim lainnya. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, maka ia bisa menyampaikan informasi dengan jelas, baik secara lisan atau tulis.
Dikarenakan admin ekspedisi sering menangani beberapa tugas sekaligus, sehingga ia harus memiliki kemampuan organisasi yang baik. Ia harus bisa mengatur prioritas dan mengelola waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Problem solving atau pemecahan masalah merupakan keterampilan yang juga harus dimiliki oleh seorang administrasi ekspedisi. Kemampuan ini bisa menjadi solusi saat terjadi kendala, misalnya keterlambatan atau kesalahan pengiriman. Jadi, ia harus bisa menemukan solusi yang cepat dan efektif.
Terakhir, admin ekspedisi harus bisa beradaptasi dengan perkembangan teknologi saat ini. Ia harus menguasai berbagai perangkat lunak, khususnya yang berkaitan dengan proses logistik, seperti sistem manajemen logistik pengiriman, pelacakan barang, dan lain sebagainya.
Kemampuan yang cukup penting dimiliki oleh seorang administrasi ekspedisi adalah detail oriented atau perhatian terhadap detail. Mengapa? Karena salah satu tugasnya adalah menginput data dan membuat laporan mengenai barang yang masuk dan keluar. Pekerjaan ini harus dilakukan secara teliti agar tidak salah memasukkan data. Dengan memiliki kemampuan ini, ia dapat meminimalisir terjadinya kesalahan.
Baca juga:
Dalam dunia ekspedisi, ada beberapa tahapan dalam pengiriman. Berikut beberapa tahapannya.
Tahap pertama dalam ekspedisi adalah pengumpulan atau collecting. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan barang atau paket yang akan dikirim. Petugas akan memeriksa, menghitung, dan mencatat barang atau paket yang masuk.
Tahap selanjutnya adalah pemisahan dan pendataan. Fungsi dari tahap ini adalah untuk memisahkan dan mencatat berbagai jenis barang atau paket. Biasanya, paket akan dipisah dan dikelompokkan sesuai dengan destinasi akhir, sementara pendataan berguna untuk membantu melacak dan memastikan kelengkapan barang. Administrasi ekspedisi akan membantu memproses data paket tersebut.
Setelah barang dilakukan pemisahan dan pendataan, selanjutnya barang akan diangkut ke tujuan akhir. Pada tahap ini, jasa ekspedisi akan memilih armada atau transportasi yang sesuai dengan kebutuhan, apakah truk angkut barang, kapal laut, atau pesawat. Proses ini memastikan barang yang dikirim tiba dalam kondisi baik dan sesuai dengan waktu estimasi.
Tahap keempat adalah pengambilan barang atau pick up. Pada tahap ini, paket akan dikumpulkan dari berbagai lokasi pengirim. Lalu, akan dibuat penjadwalan dan penentuan waktu dan tempat penjemputan barang.
Optimasi rantai pasokan berfungsi untuk memastikan bahwa selulruh tahapan pngiriman berjalan dengan efisien. Dalam optimasi ini mencakup penjadwalan, pemilihan rute, manajemen stok, dan koordinasi yang baik dengan pihak yang terlibat. Dengan ini, maka pengirim dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai kesukesan bisnis.
Terakhir adalah tahap pengiriman yang mana pihak ekspedisi akan mengantarkan barang dari tujuan akhir dengan aman dan efisien. Proses ini melibatkan pemilihan sarana transportasi, pelacakan pengiriman, dan estimasi waktu pengiriman yang sesuai. Pihak ekspedisi akan memastikan barang tiba di tangan penerima dengan keadaan baik.
Demikian informasi mengenai administrasi ekspedisi. Peran ini cukup penting dalam proses pengiriman barang. Namun, untuk menjadi admin ekspedisi tidak bisa sembarangan, karena harus memiliki beberapa keterampilan untuk mendukung pekerjaannya.
|
|
|
|
|
|
|
